Konferenssi on iso yritys, joka vaatii harkitun toimintasuunnitelman ja porukkaa yksittäisten tehtävien suorittamiseen. Järjestäjinä meidän on huolehdittava monista elementeistä, mukaan lukien asianmukainen ruokailu. Tässä artikkelissa esittelemme vaihe vaiheelta onnistuneen konferenssin järjestämisen.

Toimintastrategian määrittely

Heti alussa kannattaa miettiä, olemmeko valmiita valmistelemaan koko konferenssin itse vai olisiko parempi uskoa sen järjestäminen tapahtumayrityksen tai tietyn tilan johtajan tehtäväksi. Jälkimmäinen ratkaisu on meille suuri apu, vaikka se varmasti lisää tapahtuman kustannuksia. Sitten pitäisi määritellä kokouksen luonne ja suunnitella osallistujamäärä, sillä nämä tekijät määräävät seuraavat organisointivaiheet, eli sopivan paikan löytäminen ja päivämäärän varaaminen. Jos valmistelemme isompaa tapahtumaa, esimerkiksi tieteellistä tai teollisuuden konferenssia, luomme tapahtumaan vakavan tyylin ja etsimme tilat, joihin mahtuu suuri joukko ihmisiä, mukaan lukien sopiva määrä pysäköintipaikkoja. tilat. Jos kuitenkin järjestämme pienemmän yrityskokouksen tai yrityskoulutuksen, riittää pieni kokoustila ja tapahtuman tunnelma on rennompi. Kun olemme huomioineet nämä tekijät, meidän tarvitsee vain löytää paikka, joka vastaa odotuksiamme ja varata päivämäärä sinne etukäteen.

Huonevarustelu ja tekniset ongelmat

Tärkeä kysymys on kokous- tai juhlahuoneen järjestely - meillä on useita vaihtoehtoja, kuten teatteri, koulu, U-muotoinen järjestely tai juhlajärjestely pyöreän pöydän ääressä. Kaikki riippuu tietyn huoneen mahdollisuuksista ja tarpeistamme ja kokouksen luonteesta.

Harjoittelussa on tarkoituksenmukaista käyttää teatteri- tai kouluympäristöä. Hevosenkengän muodostus mahdollistaa paremman integraation osallistujien välillä, koska kaikki näkevät toisensa. Myös juhlajärjestely - pyöreän pöydän ääressä - on mahdollista harjoittelua varten, mutta istuimia tulisi käyttää vähemmän kuin mahdollista, jotta kukaan ei nojaisi ruutua vasten.

Tietyn laitoksen tekninen osasto tukee meitä mikrofonin, äänijärjestelmän, näytön ja projektorin asentamisessa. Huoneen tai projektorin valaistus ei saa sokeuttaa esittäjää. Lisäksi kaiuttimessa tulee olla saarnatuoli - mieluiten yrityksemme logolla - tai mikrofoni telineessä ja käsimikrofoni välttääkseen kaapelit jalkojen alle. Kannattaa kysyä etukäteen, ovatko laitteemme yhteensopivia hotellin tai kokoustilan omistamien laitteiden kanssa. Tärkeää on myös saada tietoa osallistujien käytettävissä olevasta Wi-Fi:stä, ja jos osallistujat ovat velvollisia käyttämään kannettavia tietokoneita koko koulutuksen ajan, voit harkita erillisen Internet-yhteyden hankkimista.

Konferenssin ohjelma ja tarjoilu

Kun tapahtuman paikka, huonekalusteet ja päivämäärä on selvitetty, voimme aloittaa yksityiskohtaisen kokousaikataulun suunnittelun sekä puhujien ja vieraiden kutsumisen. Päiväohjelmaan tulee luonnollisesti sisältyä taukoja kahville, teelle ja ruokailuille. Kannattaa harkita paikkaa, johon kahvitauko sijoitetaan - kokoushuoneessa oleva kahvinkeitin peittää luentomme.

Tässä organisointivaiheessa kannattaa harkita lounasruokien sekä suolaisten ja makeiden välipalojen ja muiden jälkiruokien valintaa kahvibuffetiin. Tässä tapauksessa voimme käyttää laitoksen ravintolan ehdottamia ruokalistavaihtoehtoja. Monilla catering-alan yrityksillä on laaja valikoima erityisesti konferensseihin suunniteltuja tuotteita. Nämä ovat esimerkiksi yhden annoksen jälkiruokia, => taidekakkuja, pihvit erilaisilla täytteillä, minitorteilla. Näitä, samoin kuin muita suolaisia ja makeita välipaloja, löydät Jacek Placek -makeismyymälämme tarjouksesta.

Markkinointi- ja mainosmateriaalit

Valmistelujen viimeinen vaihe on tapahtuman mainostaminen meitä kiinnostavan kohderyhmän käytettävissä olevissa kanavissa, esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, sekä konferenssimateriaalien valmisteleminen, joka on heti saatavilla mahdollisille osallistujille. Tästä elementistä kannattaa siis huolehtia etukäteen, sillä sen ansiosta voimme kannustaa enemmän ihmisiä tulemaan konferenssiin. Lopuksi muista järjestää osallistujille tapahtumaohjelmaan räätälöityjä lahjoja, esim. salkkuja tai printtejä. Se on varmasti heille mukava muisto tapaamisesta!