Přestávka na kávu je nezbytným prvkem každé konference nebo obchodního jednání. Poskytuje možnost občerstvení, je chvilkou relaxace při intenzivním programu a je také skvělou příležitostí pro rozhovory s ostatními účastníky a rozšíření obchodních kontaktů. Jak uspořádat přestávku na kávu, abyste plně uspokojili své hosty a příjemně je překvapili?

Proč je přestávka na kávu tak důležitá?

Coffee break je plánovaný čas mezi jednotlivými částmi konference, určený především k odpočinku účastníků a vychutnání si pro ně připraveného občerstvení a nápojů. Díky tomu se mohou po intelektuální námaze zregenerovat, zlepšit koncentraci a nabrat síly na další body programu. Přestávky na kávu navíc probíhají v neformální atmosféře, což usnadňuje navazování vztahů mezi účastníky a následně výměnu zkušeností a obchodních kontaktů. Dobře organizovaná coffee break jistě dokazuje profesionalitu dané akce, která se stává pro hosty atraktivnější.

Co podávat během přestávky na kávu?

Ačkoli to jeho název napovídá, během přestávky na kávu se podává pouze káva nebo jiné nápoje. Jídelníček by měl obsahovat různé pochutiny, sladké i slané, tedy výživné chlebíčky a saláty, barevné zeleninové pasty, mini dortíky, lahodné dorty a sušenky a ovoce. Jsou perfektním řešením pro takovou příležitost => jednoporcové dezerty, která hosty jistě potěší nejen chuťově, ale i vizuálně. Zapomenout nelze ani na nabídku pro vegetariány a vegany a pro lidi se speciálními dietními potřebami, např. bez lepku nebo standardního cukru. 

Co se týče nápojů podávaných během coffee breaku, měli bychom zajistit jejich široký výběr, aby si každý účastník našel to své. Káva je samozřejmě na prvním místě, proto musí být kvalitní a nejlépe podávaná v různých variantách. Proto se vyplatí investovat do moderního kávovaru, který dokáže připravit aromatickou kávu z čerstvě namletých zrn a různých druhů kávových nápojů, ale i horkou čokoládu a kakao. Druhým povinným nápojem během konference je čaj – k dispozici hostům v mnoha druzích a příchutích: černý, zelený, ovocný či bylinkový, dále ve formě sypaných listů a v sáčcích. V nabídce jsou kromě kávy a čaje také džusy a minerální vody. 

Takto připravený bufet s širokým výběrem občerstvení jistě uspokojí potřeby všech hostů. Vyplatí se však postarat i o atraktivní podávání občerstvení a estetické prostírání, protože tyto důležité detaily zvyšují význam akce.

Kdy a kde si naplánovat přestávku na kávu? 

Při přípravě programu konference stanovíme přesný čas a počet coffee breaků. V závislosti na velikosti akce a počtu účastníků jich může být několik nebo jen jeden. Podobně je to s délkou takové přestávky - čas je třeba vhodně naplánovat tak, aby všichni hosté měli čas něco sníst a vypít kávu, použít toaletu a chvíli si odpočinout a zároveň si popovídat s ostatními lidé. V programu konference vždy po prezentaci nebo diskusním panelu následují přestávky na kávu. 

Při určení místa pro přestávku na kávu bychom však měli především posoudit, zda prostor umožňuje účastníkům volný pohyb, povídání a snadný přístup k občerstvení. Bufetové stoly je také nejlepší umístit hned vedle konferenční místnosti, např. v sále nebo v relaxační části s pohovkami. Někdy se může stát, že jedinou dobrou možností pro plánování coffee breaku je hlavní místnost, kde se akce koná, protože tam má nejvíce volného místa. 

Personalizovaná přestávka na kávu

V současné době je stále oblíbenější organizování personalizovaných coffee breaků, které jsou přizpůsobeny individuálním potřebám a preferencím hostů. Takové občerstvení se nejčastěji připravuje na základě předem zaslaných anket účastníkům konference, díky kterým se můžete dozvědět o jejich očekáváních a případných potravinových alergiích či dietách. Každý host tak bude moci plně využít podávané občerstvení a nápoje.

Při pořádání personalizované coffee breaku se vyplatí vzít v úvahu věk a počet účastníků, ale i charakter akce a její místo, protože tyto faktory nám pomohou vytvořit atraktivní nabídku věnovanou konkrétnímu klientovi.