Konference je velký podnik, který vyžaduje promyšlený akční plán a tým lidí k plnění jednotlivých úkolů. Jako pořadatelé se musíme postarat o mnoho prvků, včetně vhodného cateringu. V tomto článku představujeme krok za krokem, jak uspořádat úspěšnou konferenci.

Definování akční strategie

Hned na začátku je na zvážení, zda jsme připraveni celou konferenci připravit sami, nebo zda je lepší svěřit její organizaci eventové společnosti či manažerovi daného zařízení. Posledně jmenované řešení pro nás bude velkou pomocí, i když jistě zvýší náklady na akci. Poté bychom měli určit charakter konference a naplánovat počet účastníků, protože tyto faktory určují další organizační fáze, tedy nalezení vhodného místa a rezervace termínu. Pokud připravujeme akci většího rozsahu, např. vědeckou nebo oborovou konferenci, vytvoříme seriózní styl akce a vyhledáme zázemí, které pojme velkou skupinu lidí, včetně zajištění odpovídajícího počtu parkovacích míst. prostory. Pokud však pořádáme menší obchodní schůzku nebo firemní školení, postačí malá konferenční místnost a atmosféra akce bude uvolněnější. Jakmile tyto faktory zohledníme, nezbývá nám, než najít místo, které odpovídá našim představám a předem si tam zarezervovat termín.

Vybavení pokojů a technické záležitosti

Důležitou otázkou je aranžmá v konferenční nebo banketní místnosti - na výběr máme z několika variant, např. divadelní, školní, aranžmá do U nebo banketové uspořádání u kulatých stolů. Vše záleží na možnostech v dané místnosti a na našich potřebách a charakteru jednání.

V případě tréninku bude vhodné využít divadelní nebo školní prostředí. Formace podkovy umožňuje lepší integraci mezi účastníky, protože všichni na sebe vidí. Pro školení je možné také banketové uspořádání - u kulatých stolů, ale mělo by být použito méně míst, než je možné, aby nikdo nebyl zády k obrazovce.

Technické oddělení daného zařízení nás podpoří v nastavení mikrofonu, ozvučení, plátna a projektoru. Osvětlení místnosti nebo projektoru by nemělo oslňovat přednášejícího. Kromě toho by řečník měl mít kazatelnu - nejlépe s vytištěným logem naší společnosti - nebo mikrofon na stojanu a ruční mikrofon, aby se mu nevedly kabely pod nohy. Měli byste se předem zeptat, zda budou naše zařízení kompatibilní s vybavením hotelu nebo konferenčního zařízení. Důležité je také získat informace o Wi-Fi, která bude účastníkům k dispozici, a pokud budou mít účastníci povinnost používat notebooky po celou dobu školení, můžete zvážit vyhrazené připojení k internetu.

Program konference a catering

Po určení místa akce, vybavení místnosti a termínu můžeme začít plánovat podrobný harmonogram konference a zvát řečníky a hosty. Denní rozvrh by měl samozřejmě obsahovat přestávky na kávu, čaj a jídlo. Za zvážení stojí místo, kde bude coffee break umístěn - kávovar v konferenční místnosti naši přednášku přehluší.

V této organizační fázi je třeba zvážit výběr obědových jídel, ale i slaných a sladkých pochutin a dalších dezertů do kávového bufetu. V tomto případě můžeme využít menu nabízené restaurací zařízení. Mnoho společností v gastronomii má širokou škálu produktů určených zejména pro konference. Jedná se například o jednorázové dezerty, => umělecké dorty, placičky s různými náplněmi, mini dortíky. Tyto, ale i další slané a sladké pochutiny naleznete v nabídce naší cukrárny Jacek Placek.

Marketingové a propagační materiály

Poslední fází příprav bude propagace akce v kanálech dostupných pro cílovou skupinu, o kterou máme zájem, např. na sociálních sítích, a příprava konferenčních materiálů, které mohou být okamžitě k dispozici potenciálním účastníkům. Vyplatí se proto o tento prvek pečovat předem, protože díky tomu budeme moci povzbudit více lidí, aby na konferenci přišli. Na závěr nezapomeňte uspořádat pro účastníky drobné dárky na míru programu akce, např. aktovky nebo tašky s potiskem. Bude to pro ně jistě pěkná památka na setkání!