En konferens är ett stort företag som kräver en genomtänkt handlingsplan och ett team av människor för att utföra individuella uppgifter. Som arrangörer måste vi ta hand om många moment, inklusive lämplig catering. I den här artikeln presenterar vi steg för steg hur man organiserar en framgångsrik konferens.

Definiera handlingsstrategin

Allra i början är det värt att överväga om vi är redo att förbereda hela konferensen själva eller om det är bättre att anförtro dess organisation till ett eventföretag eller chefen för en given anläggning. Den senare lösningen kommer att vara till stor hjälp för oss, även om det säkerligen kommer att öka kostnaderna för evenemanget. Sedan bör vi bestämma konferensens karaktär och planera antalet deltagare, eftersom dessa faktorer bestämmer nästa organisatoriska stadier, det vill säga att hitta en lämplig plats och boka ett datum. Om vi förbereder ett evenemang i större skala, t.ex. en vetenskaplig eller branschkonferens, kommer vi att skapa en seriös stil på evenemanget och leta efter en anläggning som kommer att rymma en stor grupp människor, inklusive att förse oss med ett lämpligt antal parkeringsplatser. mellanslag. Men om vi anordnar ett mindre affärsmöte eller företagsutbildning räcker det med ett litet konferensrum och stämningen på evenemanget blir mer avslappnad. När vi väl tagit hänsyn till dessa faktorer behöver vi bara hitta en plats som uppfyller våra förväntningar och boka ett datum där i förväg.

Rumsutrustning och tekniska frågor

En viktig fråga är arrangemanget i konferens- eller festlokalen - vi har flera alternativ att välja mellan, såsom teater, skola, U-arrangemang, eller bankettarrangemang vid runda bord. Allt beror på möjligheterna i ett givet rum och på våra behov och mötets karaktär.

När det gäller utbildning kommer det att vara lämpligt att använda en teater- eller skolmiljö. Hästskoformationen möjliggör bättre integration mellan deltagarna eftersom alla kan se varandra. Ett bankettarrangemang - vid runda bord - är också möjligt för träning, men färre platser bör användas än möjligt så att ingen har ryggen mot skärmen.

Den tekniska avdelningen på en viss anläggning kommer att stödja oss med att sätta upp mikrofon, ljudsystem, duk och projektor. Belysningen av rummet eller projektorn bör inte förblinda presentatören. Dessutom bör talaren ha en predikstol - gärna med en tryckt logotyp för vårt företag - eller en mikrofon på ett stativ och en handhållen mikrofon för att undvika kablar under fötterna. Du bör fråga i förväg om våra enheter kommer att vara kompatibla med den utrustning som ägs av hotellet eller konferensanläggningen. Det är också viktigt att få information om Wi-Fi som kommer att vara tillgängligt för deltagarna, och om deltagarna är skyldiga att använda bärbara datorer under hela utbildningen kan man överväga en dedikerad internetuppkoppling.

Konferensprogram och catering

Efter att ha bestämt evenemangsplats, lokalutrustning och datum kan vi börja planera ett detaljerat konferensschema och bjuda in talare och gäster. Dagsschemat bör naturligtvis innehålla pauser för kaffe, te och måltider. Det är värt att överväga platsen där fikapausen kommer att placeras - en kaffemaskin i konferensrummet kommer att överrösta vår föreläsning.

I detta organisatoriska skede måste du överväga att välja lunchrätter, samt salta och söta snacks och andra desserter till kaffebuffén. I det här fallet kan vi använda de menyalternativ som anläggningens restaurang föreslår. Många företag inom cateringbranschen har ett brett utbud av produkter avsedda speciellt för konferenser. Till exempel är dessa desserter engångsservering, => konstkakor, biffar med olika fyllningar, minitårtor. Dessa, liksom andra salta och söta snacks, finns i erbjudandet från vår Jacek Placek konfektyrbutik.

Marknadsföring och reklammaterial

Det sista steget i förberedelserna blir att annonsera evenemanget i kanaler som är tillgängliga för den målgrupp vi är intresserade av, t.ex. på sociala medier, och att förbereda konferensmaterial som omedelbart kan göras tillgängligt för potentiella deltagare. Det är därför värt att ta hand om detta moment i förväg, för tack vare detta kommer vi att kunna uppmuntra fler att komma till konferensen. Slutligen, kom ihåg att ordna små presenter till deltagarna, skräddarsydda efter evenemangsprogrammet, t.ex. portföljer eller väskor med tryck. Det kommer säkert att bli en trevlig souvenir från mötet för dem!