En konferanse er en stor virksomhet som krever en gjennomtenkt handlingsplan og et team av mennesker for å utføre individuelle oppgaver. Som arrangører skal vi ivareta mange elementer, inkludert hensiktsmessig bevertning. I denne artikkelen presenterer vi trinn for trinn hvordan du organiserer en vellykket konferanse.

Definere handlingsstrategien

Helt i begynnelsen er det verdt å vurdere om vi er klare til å forberede hele konferansen selv, eller om det er bedre å overlate organisasjonen til et eventselskap eller lederen av et gitt anlegg. Sistnevnte løsning vil være til stor hjelp for oss, selv om det helt sikkert vil øke kostnadene ved arrangementet. Deretter bør vi bestemme arten av konferansen og planlegge antall deltakere, fordi disse faktorene bestemmer de neste organisatoriske stadiene, det vil si å finne et passende sted og bestille en dato. Hvis vi forbereder et arrangement i større skala, for eksempel en vitenskapelig eller bransjekonferanse, vil vi lage en seriøs stil på arrangementet og se etter et anlegg som vil romme en stor gruppe mennesker, inkludert å gi oss et passende antall parkeringsplasser. mellomrom. Imidlertid, hvis vi organiserer et mindre forretningsmøte eller bedriftsopplæring, vil et lite konferanserom være nok og atmosfæren på arrangementet vil være mer avslappet. Når vi tar disse faktorene i betraktning, er det bare å finne et sted som oppfyller forventningene våre og bestille en date der på forhånd.

Romutstyr og tekniske problemer

En viktig sak er opplegget i konferanse- eller selskapslokalet – vi har flere alternativer å velge mellom, som teater, skole, U-formet arrangement, eller bankettopplegg ved runde bord. Alt avhenger av mulighetene i et gitt rom og av våre behov og møtets karakter.

Ved opplæring vil det være hensiktsmessig å bruke teater- eller skolesetting. Hesteskoformasjonen gir bedre integrering mellom deltakerne fordi alle kan se hverandre. En bankettordning – ved runde bord – er også mulig for trening, men det bør benyttes færre plasser enn mulig slik at ingen har ryggen mot skjermen.

Teknisk avdeling ved et gitt anlegg vil støtte oss med å sette opp mikrofon, lydanlegg, lerret og projektor. Belysningen av rommet eller projektoren skal ikke blende presentatøren. I tillegg bør foredragsholderen ha en prekestol - gjerne med påtrykt logo fra vårt firma - eller en mikrofon på stativ og en håndholdt mikrofon for å unngå kabler under føttene. Du bør spørre på forhånd om enhetene våre vil være kompatible med utstyret som eies av hotellet eller konferanseanlegget. Det er også viktig å innhente informasjon om Wi-Fi som vil være tilgjengelig for deltakerne, og dersom deltakerne er forpliktet til å bruke bærbare datamaskiner under hele opplæringen, kan du vurdere en dedikert Internett-tilkobling.

Konferanseprogram og servering

Etter å ha bestemt arrangementets plassering, romutstyr og dato, kan vi begynne å planlegge en detaljert konferanseplan og invitere foredragsholdere og gjester. Dagsplanen bør selvfølgelig inneholde pauser for kaffe, te og måltider. Det er verdt å vurdere stedet hvor kaffepausen skal plasseres - en kaffemaskin i konferanserommet vil overdøve foredraget vårt.

På dette organisasjonsstadiet må du vurdere å velge lunsjretter, samt salte og søte snacks og andre desserter til kaffebuffeten. I dette tilfellet kan vi bruke menyalternativene som foreslås av anleggets restaurant. Mange bedrifter i storkjøkkenbransjen har et bredt spekter av produkter beregnet spesielt for konferanser. Dette er for eksempel desserter med én servering, => kunstkaker, patties med diverse fyll, miniterter. Disse, samt andre salte og søte snacks, finner du i tilbudet til vår Jacek Placek-konfektbutikk.

Markedsføring og reklamemateriell

Siste fase av forberedelsene vil være å annonsere arrangementet i kanaler tilgjengelig for målgruppen vi er interessert i, for eksempel på sosiale medier, og utarbeide konferansemateriell som umiddelbart kan gjøres tilgjengelig for potensielle deltakere. Det er derfor verdt å ta vare på dette elementet på forhånd, for takket være dette vil vi kunne oppmuntre flere til å komme på konferansen. Husk til slutt å organisere små gaver til deltakerne, skreddersydd til arrangementsprogrammet, f.eks kofferter eller trykte vesker. Det vil garantert være en fin suvenir fra møtet for dem!