Przerwa kawowa to niezbędny element każdej konferencji czy spotkania biznesowego. Daje możliwość do skorzystania z poczęstunku, jest chwilą relaksu w trakcie intensywnego programu, a także znakomitą okazją do nawiązania rozmów z innymi uczestnikami i poszerzenia kontaktów biznesowych. Jak zorganizować przerwę kawową, aby w pełni usatysfakcjonować swoich Gości oraz mile ich zaskoczyć?

Dlaczego przerwa kawowa jest tak ważna?

Przerwa kawowa to zaplanowany czas pomiędzy poszczególnymi częściami konferencji, służący uczestnikom przede wszystkim do odpoczynku i skorzystania z przygotowanych dla nich przekąsek i napojów. Dzięki temu mogą się zregenerować po wysiłku intelektualnym, poprawić swoją koncentrację i nabrać sił na kolejne punkty programu. Ponadto przerwy kawowe odbywają się w nieformalnej atmosferze, co sprzyja nawiązywaniu relacji pomiędzy uczestnikami, a w następstwie wymianie doświadczeń i kontaktów biznesowych. Z pewnością też dobrze zorganizowana przerwa kawowa świadczy o profesjonalizmie danego wydarzenia, które staje się bardziej atrakcyjne dla Gości.

Co serwować w czasie przerwy kawowej?

Choć jej nazwa na to wskazuje, to w trakcie przerwy kawowej nie podaje się wyłącznie kawy czy innych napojów. W menu powinny się znaleźć rozmaite przekąski, zarówno na słodko, jak i na słono, czyli pożywne kanapki i sałatki, kolorowe pasty warzywne, minitarty, pyszne ciasta i ciasteczka oraz owoce. Doskonałym rozwiązaniem na taką okazję są => desery jednoporcjowe, które z pewnością zachwycą Gości nie tylko pod względem smakowym, ale i wizualnym. Nie można też zapomnieć o ofercie dla wegetarian i wegan oraz dla osób ze specjalnymi potrzebami żywieniowymi np. unikających glutenu czy standardowego cukru. 

Jeśli zaś chodzi o serwowane napoje podczas przerwy kawowej, to powinniśmy zadbać o ich szeroki wybór, tak aby każdy z uczestników mógł znaleźć coś dla siebie. Na pierwszym miejscu jest oczywiście kawa, dlatego musi być dobrej jakości i najlepiej podawana w rozmaitych wariantach. Dlatego warto zainwestować w nowoczesny ekspres, który potrafi zrobić aromatyczną kawę ze świeżo zmielonych ziaren oraz różne rodzaje napojów kawowych, jak również gorącą czekoladę i kakao. Drugim obowiązkowym napojem w czasie konferencji jest herbata – dostępna dla gości w wielu gatunkach i smakach: czarna, zielona, owocowa czy ziołowa, a także w postaci liściastej i w torebkach. Poza kawą i herbatą w ofercie nie może zabraknąć również soków oraz wody mineralnej. 

Tak przygotowany bufet z bogatym wyborem poczęstunku z pewnością zaspokoi potrzeby wszystkich Gości. Jednak warto się jeszcze zatroszczyć o atrakcyjne podanie przekąsek oraz estetyczną oprawę stołów, ponieważ te istotne szczegóły podnoszą rangę wydarzenia.

Kiedy i gdzie zaplanować przerwę kawową? 

Przygotowując program konferencji, ustalamy w nim dokładny czas oraz ilość przerw kawowych. W zależności od wielkości wydarzenia oraz liczby uczestników, może być ich kilka albo tylko jedna. Podobnie z długością trwania takiej przerwy – trzeba odpowiednio zaplanować czas, aby wszyscy Goście zdążyli coś zjeść i napić się kawy, jak również skorzystać z toalety i chwilę odpocząć, a przy okazji też porozmawiać z innymi osobami. W agendzie konferencyjnej przerwy kawowe zawsze następują po zakończeniu prezentacji albo panelu dyskusyjnego. 

Natomiast przy wyznaczaniu miejsca na przerwę kawową, powinniśmy przede wszystkim ocenić, czy dana przestrzeń pozwala uczestnikom na swobodne poruszanie się, rozmowy oraz łatwy dostęp do poczęstunku. Najlepiej też umiejscowić stoły z bufetem tuż przy sali konferencyjnej np. w holu albo w strefie odpoczynku z kanapami. Czasami może się zdarzyć, że jedyną dobrą opcją na zaplanowanie przerwy kawowej jest główna sala, gdzie odbywa się wydarzenie, ponieważ jest tam najwięcej wolnej przestrzeni. 

Spersonalizowana przerwa kawowa

Obecnie coraz bardziej popularne staje się organizowane spersonalizowanych przerw kawowych, które są dostosowane do indywidualnych potrzeb i preferencji Gości. Taki poczęstunek najczęściej jest przygotowywany na podstawie ankiet wysyłanych wcześniej do uczestników konferencji, dzięki czemu można poznać ich oczekiwania oraz ewentualne alergie pokarmowe czy stosowane diety. W ten sposób każdy z Gości będzie mógł w pełni skorzystać z serwowanych przekąsek i napojów.

Podczas organizowania spersonalizowanej przerwy kawowej warto jeszcze wziąć pod uwagę wiek i liczbę uczestników, a także charakter wydarzenia i jego lokalizację, ponieważ te czynniki pomogą nam stworzyć atrakcyjną ofertę dedykowaną dla określonego klienta.