La pausa caffè è un elemento essenziale di ogni conferenza o incontro di lavoro. Offre l'opportunità di gustare un rinfresco, è un momento di relax durante un programma intensivo ed è anche una grande opportunità per avviare conversazioni con altri partecipanti ed espandere i contatti commerciali. Come organizzare una pausa caffè per soddisfare appieno i vostri ospiti e sorprenderli piacevolmente?

Perché la pausa caffè è così importante?

Una pausa caffè è un momento pianificato tra le singole parti della conferenza, destinato principalmente ai partecipanti per riposarsi e godersi gli snack e le bevande preparate per loro. Grazie a ciò possono rigenerarsi dopo lo sforzo intellettuale, migliorare la concentrazione e acquisire forza per i punti successivi del programma. Inoltre, i coffee break si svolgono in un'atmosfera informale, che facilita l'instaurazione di relazioni tra i partecipanti e, di conseguenza, lo scambio di esperienze e contatti commerciali. Certamente una pausa caffè ben organizzata dimostra la professionalità di un determinato evento, che diventa più attrattivo per gli ospiti.

Cosa servire durante una pausa caffè?

Anche se il nome lo suggerisce, durante la pausa caffè viene servito solo caffè o altre bevande. Il menu dovrebbe includere una varietà di snack, sia dolci che salati, ovvero panini e insalate nutrienti, passati di verdure colorati, mini crostate, torte e biscotti deliziosi e frutta. Sono una soluzione perfetta per un'occasione del genere => dolci monodose, che sicuramente delizierà gli ospiti non solo in termini di gusto, ma anche visivamente. Inoltre non possiamo dimenticare l'offerta per vegetariani e vegani e per persone con esigenze dietetiche particolari, ad es. 

Per quanto riguarda le bevande servite durante la pausa caffè, dovremmo assicurarci che abbiano un'ampia scelta in modo che ogni partecipante possa trovare qualcosa per se stesso. Naturalmente il caffè viene prima di tutto, quindi deve essere di buona qualità e preferibilmente servito in diverse varianti. Vale quindi la pena investire in una moderna macchina da caffè in grado di preparare caffè aromatici con chicchi appena macinati e vari tipi di bevande al caffè, nonché cioccolata calda e cacao. La seconda bevanda obbligatoria durante il convegno è il tè, a disposizione degli ospiti in tante tipologie e gusti: nero, verde, alla frutta o alle erbe, oltre che in foglie sfuse e in bustine. L'offerta comprende oltre a caffè e tè anche succhi e acqua minerale. 

Un buffet così preparato con un'ampia scelta di rinfreschi soddisferà sicuramente le esigenze di tutti gli ospiti. Vale però la pena occuparsi anche di un'attraente presentazione degli snack e di un'estetica della tavola, perché questi dettagli importanti aumentano l'importanza dell'evento.

Quando e dove organizzare una pausa caffè? 

Durante la preparazione del programma della conferenza determiniamo l'ora esatta e il numero delle pause caffè. A seconda delle dimensioni dell'evento e del numero dei partecipanti, potranno essercene più o uno solo. Allo stesso modo, con la durata di una pausa di questo tipo, è necessario pianificare adeguatamente il tempo in modo che tutti gli ospiti abbiano il tempo di mangiare qualcosa e bere un caffè, nonché di usare il bagno e riposarsi un po', e allo stesso tempo parlare con gli altri persone. Nell'agenda del convegno, alla presentazione o al dibattito seguono sempre i coffee break. 

Tuttavia, quando si designa un luogo per una pausa caffè, dovremmo prima di tutto valutare se lo spazio consente ai partecipanti di muoversi liberamente, parlare e avere un facile accesso ai rinfreschi. È preferibile posizionare i tavoli del buffet anche direttamente accanto alla sala conferenze, ad esempio nella hall o nella zona relax con divani. A volte può succedere che l'unica buona opzione per organizzare una pausa caffè sia la sala principale in cui si svolge l'evento, perché lì c'è più spazio libero. 

Pausa caffè personalizzata

Attualmente, l'organizzazione di pause caffè personalizzate, adattate alle esigenze e alle preferenze individuali degli ospiti, sta diventando sempre più popolare. Tali rinfreschi vengono spesso preparati sulla base di sondaggi inviati in anticipo ai partecipanti alla conferenza, grazie ai quali è possibile conoscere le loro aspettative e possibili allergie o diete alimentari. In questo modo ogni ospite potrà usufruire appieno degli snack e delle bevande servite.

Quando si organizza una pausa caffè personalizzata, vale la pena tenere conto dell'età e del numero dei partecipanti, nonché della natura dell'evento e della sua location, perché questi fattori ci aiuteranno a creare un'offerta interessante dedicata ad un cliente specifico.