Una conferenza è un'impresa di grandi dimensioni che richiede un piano d'azione ben ponderato e un team di persone per svolgere compiti individuali. Come organizzatori dobbiamo occuparci di molti elementi, compreso un catering adeguato. In questo articolo, presentiamo passo dopo passo come organizzare una conferenza di successo.

Definire la strategia d'azione

Inizialmente vale la pena valutare se siamo pronti a preparare da soli l'intero convegno o se non sarebbe meglio affidarne l'organizzazione a un'azienda di eventi o al gestore di una determinata struttura. Quest’ultima soluzione ci sarà di grande aiuto, anche se sicuramente aumenterà i costi dell’evento. Poi bisognerebbe determinare la natura del convegno e pianificare il numero dei partecipanti, perché questi fattori determinano le fasi organizzative successive, ovvero la ricerca del luogo adatto e la prenotazione della data. Se stiamo preparando un evento su scala più ampia, ad esempio una conferenza scientifica o industriale, creeremo uno stile serio dell'evento e cercheremo una struttura che possa ospitare un ampio gruppo di persone, fornendoci anche un numero adeguato di parcheggi. spazi. Se però stiamo organizzando un meeting aziendale più piccolo o una formazione aziendale, sarà sufficiente una piccola sala conferenze e l’atmosfera dell’evento sarà più rilassata. Tenendo conto di questi fattori, tutto quello che dobbiamo fare è trovare un posto che soddisfi le nostre aspettative e prenotare una data in anticipo.

Attrezzature della sala e problemi tecnici

Una questione importante è la disposizione nella sala conferenze o banchetti: abbiamo diverse opzioni tra cui scegliere, come la disposizione a teatro, a scuola, a forma di U o la disposizione per banchetti su tavoli rotondi. Tutto dipende dalle possibilità di una determinata stanza, dalle nostre esigenze e dalla natura dell'incontro.

Nel caso della formazione, sarà opportuno avvalersi di un contesto teatrale o scolastico. La formazione a ferro di cavallo consente una migliore integrazione tra i partecipanti perché tutti possono vedersi. Per la formazione è possibile anche una disposizione a banchetto - su tavole rotonde -, ma dovrebbero essere utilizzati meno posti del possibile in modo che nessuno dia le spalle allo schermo.

L'ufficio tecnico della struttura ci supporterà nella predisposizione del microfono, dell'impianto audio, dello schermo e del proiettore. L'illuminazione della stanza o del proiettore non deve accecare il relatore. Inoltre, l'oratore dovrebbe avere un pulpito - preferibilmente con il logo stampato della nostra azienda - o un microfono su supporto e un microfono a mano per evitare cavi sotto i piedi. È necessario chiedere in anticipo se i nostri dispositivi saranno compatibili con le apparecchiature di proprietà dell'hotel o della struttura congressuale. È inoltre importante informarsi sulla connessione Wi-Fi che sarà a disposizione dei partecipanti e, se i partecipanti sono obbligati a utilizzare i laptop durante l'intera formazione, è possibile prendere in considerazione una connessione Internet dedicata.

Programma della conferenza e catering

Dopo aver determinato il luogo dell'evento, l'attrezzatura della sala e la data, possiamo iniziare a pianificare un programma dettagliato della conferenza e a invitare relatori e ospiti. Il programma giornaliero dovrebbe, ovviamente, includere pause per caffè, tè e pasti. Vale la pena considerare il luogo in cui verrà effettuata la pausa caffè: la macchina da caffè nella sala conferenze soffocherà la nostra conferenza.

In questa fase organizzativa bisogna considerare la scelta dei piatti del pranzo, degli snack salati e dolci e degli altri dessert per il buffet del caffè. In questo caso possiamo utilizzare le opzioni del menù proposto dal ristorante della struttura. Molte aziende del settore della ristorazione dispongono di un'ampia gamma di prodotti destinati soprattutto ai convegni. Si tratta ad esempio dei dolci monodose, => torte d'arte, polpette con varie farciture, mini crostate. Questi, così come altri snack salati e dolci, potete trovarli nell'offerta della nostra pasticceria Jacek Placek.

Materiali di marketing e promozionali

La fase finale dei preparativi sarà la pubblicità dell'evento nei canali a disposizione del gruppo target a cui siamo interessati, ad esempio sui social media, e la preparazione dei materiali della conferenza che potranno essere immediatamente messi a disposizione dei potenziali partecipanti. Vale quindi la pena curare in anticipo questo elemento, perché grazie a questo potremo invogliare più persone a venire al convegno. Ricordatevi infine di organizzare piccoli regali per i partecipanti, personalizzati in base al programma dell'evento, ad es. valigette o borse stampate. Sarà sicuramente per loro un bel ricordo dell'incontro!