Une conférence est une entreprise de grande envergure qui nécessite un plan d'action bien pensé et une équipe de personnes pour effectuer des tâches individuelles. En tant qu'organisateurs, nous devons veiller à de nombreux éléments, notamment à une restauration appropriée. Dans cet article, nous vous présentons étape par étape comment organiser une conférence réussie.

Définir la stratégie d'action

Au tout début, il convient de se demander si nous sommes prêts à préparer nous-mêmes l'ensemble de la conférence ou s'il est préférable de confier son organisation à une société événementielle ou au gestionnaire d'un établissement donné. Cette dernière solution nous sera d’une grande aide, même si elle augmentera certainement les coûts de l’événement. Ensuite, nous devons déterminer la nature de la conférence et planifier le nombre de participants, car ces facteurs déterminent les prochaines étapes d'organisation, c'est-à-dire trouver un lieu approprié et réserver une date. Si nous préparons un événement à plus grande échelle, par exemple une conférence scientifique ou industrielle, nous créerons un style d'événement sérieux et rechercherons une installation pouvant accueillir un grand groupe de personnes, notamment en nous fournissant un nombre approprié de places de stationnement. espaces. Cependant, si nous organisons une réunion d'affaires ou une formation d'entreprise plus petite, une petite salle de conférence suffira et l'atmosphère de l'événement sera plus détendue. Une fois ces facteurs pris en compte, il ne nous reste plus qu'à trouver un lieu qui correspond à nos attentes et à y réserver une date à l'avance.

Équipement de la salle et problèmes techniques

Une question importante est l'aménagement de la salle de conférence ou de banquet - nous avons le choix entre plusieurs options, comme un théâtre, une école, un agencement en forme de U ou un agencement de banquet en tables rondes. Tout dépend des possibilités d'une salle donnée, de nos besoins et de la nature de la réunion.

Dans le cas d’une formation, il conviendra d’utiliser un cadre théâtral ou scolaire. La formation en fer à cheval permet une meilleure intégration entre les participants car chacun peut se voir. Une organisation de banquets - autour de tables rondes - est également possible pendant la formation, mais il convient d'utiliser moins de sièges que possible afin que personne ne tourne le dos à l'écran.

Le service technique d'une installation donnée nous accompagnera dans la mise en place du microphone, de la sonorisation, de l'écran et du projecteur. L'éclairage de la salle ou du projecteur ne doit pas aveugler le présentateur. De plus, l'orateur doit disposer d'une chaire - de préférence avec un logo imprimé de notre entreprise - ou d'un microphone sur pied et d'un microphone à main pour éviter les câbles sous ses pieds. Vous devez demander à l'avance si nos appareils seront compatibles avec les équipements appartenant à l'hôtel ou au centre de conférence. Il est également important d'obtenir des informations sur le Wi-Fi qui sera disponible pour les participants, et si les participants sont obligés d'utiliser des ordinateurs portables pendant toute la durée de la formation, vous pouvez envisager une connexion Internet dédiée.

Programme de conférence et restauration

Après avoir déterminé le lieu de l'événement, l'équipement de la salle et la date, nous pouvons commencer à planifier un programme détaillé de la conférence et à inviter des conférenciers et des invités. L'horaire quotidien doit bien entendu inclure des pauses pour le café, le thé et les repas. Il convient de réfléchir à l'endroit où aura lieu la pause-café - une machine à café dans la salle de conférence noiera notre conférence.

A cette étape d'organisation, il faut penser au choix des plats du déjeuner, ainsi que des collations salées et sucrées et autres desserts pour le buffet café. Dans ce cas, nous pouvons utiliser les options de menu proposées par le restaurant de l'établissement. De nombreuses entreprises du secteur de la restauration proposent une large gamme de produits destinés notamment aux conférences. Par exemple, ce sont des desserts en portion individuelle, => gâteaux d'art, galettes avec diverses garnitures, mini tartelettes. Ceux-ci, ainsi que d'autres collations salées et sucrées, se trouvent dans l'offre de notre confiserie Jacek Placek.

Matériel de marketing et de promotion

La dernière étape des préparatifs consistera à faire la publicité de l'événement sur les canaux disponibles pour le groupe cible qui nous intéresse, par exemple sur les réseaux sociaux, et à préparer le matériel de conférence qui pourra être immédiatement mis à la disposition des participants potentiels. Il vaut donc la peine de s'occuper de cet élément à l'avance, car grâce à cela nous pourrons encourager davantage de personnes à venir à la conférence. Enfin, pensez à prévoir des petits cadeaux pour les participants, adaptés au programme de l'événement, par exemple des porte-documents ou des sacs imprimés. Ce sera certainement pour eux un joli souvenir de la rencontre !