Una conferencia es una empresa de gran envergadura que requiere un plan de acción bien pensado y un equipo de personas para realizar tareas individuales. Como organizadores, debemos cuidar muchos elementos, incluido el catering adecuado. En este artículo presentamos paso a paso cómo organizar una conferencia exitosa.

Definición de la estrategia de acción

Al principio vale la pena considerar si estamos preparados para preparar toda la conferencia nosotros mismos o si es mejor confiar su organización a una empresa de eventos o al director de una determinada instalación. Esta última solución nos será de gran ayuda, aunque seguramente aumentará los costes del evento. Luego debemos determinar el tipo de conferencia y planificar el número de participantes, porque estos factores determinan las siguientes etapas organizativas, es decir, encontrar un lugar adecuado y reservar una fecha. Si estamos preparando un evento a mayor escala, por ejemplo una conferencia científica o industrial, crearemos un estilo de evento serio y buscaremos una instalación que pueda acomodar a un grupo grande de personas, incluyendo un número adecuado de estacionamiento. espacios. Sin embargo, si estamos organizando una reunión de negocios más pequeña o una formación corporativa, una pequeña sala de conferencias será suficiente y el ambiente del evento será más relajado. Una vez que tengamos en cuenta estos factores, solo nos quedará buscar un lugar que cumpla con nuestras expectativas y reservar allí una fecha con antelación.

Equipamiento de la sala y cuestiones técnicas.

Una cuestión importante es la disposición en la sala de conferencias o de banquetes: tenemos varias opciones para elegir, como teatro, escuela, disposición en forma de U o disposición para banquetes en mesas redondas. Todo depende de las posibilidades de una determinada sala y de nuestras necesidades y la naturaleza de la reunión.

En el caso de formación, será adecuado utilizar un escenario teatral o escolar. La formación en herradura permite una mejor integración entre los participantes porque todos pueden verse. Para la formación también es posible organizar un banquete, en mesas redondas, pero se deben utilizar menos asientos de lo posible para que nadie esté de espaldas a la pantalla.

El departamento técnico de una determinada instalación nos apoyará en la instalación del micrófono, sistema de sonido, pantalla y proyector. La iluminación de la sala o proyector no debe cegar al presentador. Además, el orador debe disponer de un púlpito -preferiblemente con el logo impreso de nuestra empresa- o un micrófono sobre soporte y un micrófono de mano para evitar cables bajo sus pies. Debe preguntar con antelación si nuestros dispositivos serán compatibles con los equipos del hotel o centro de conferencias. También es importante obtener información sobre la conexión Wi-Fi que estará disponible para los participantes, y si los participantes están obligados a utilizar computadoras portátiles durante toda la capacitación, se puede considerar una conexión a Internet dedicada.

Programa de conferencias y catering.

Después de determinar el lugar del evento, el equipamiento de la sala y la fecha, podemos comenzar a planificar un programa detallado de la conferencia e invitar a oradores e invitados. Por supuesto, el horario diario debería incluir pausas para tomar café, té y comer. Vale la pena considerar el lugar donde se realizará la pausa para el café: una máquina de café en la sala de conferencias ahogará nuestra conferencia.

En esta etapa de organización, es necesario considerar la elección de los platos del almuerzo, así como de los snacks dulces y salados y otros postres para el buffet de café. En este caso podremos utilizar las opciones de menú que nos propone el restaurante del establecimiento. Muchas empresas del sector de la restauración disponen de una amplia gama de productos destinados especialmente a conferencias. Por ejemplo, se trata de postres monodosis, => pasteles de arte, empanadas con varios rellenos, mini tartas. Estos, así como otros snacks salados y dulces, se pueden encontrar en la oferta de nuestra pastelería Jacek Placek.

Materiales de marketing y promoción.

La etapa final de los preparativos será anunciar el evento en canales disponibles para el grupo objetivo que nos interesa, por ejemplo en las redes sociales, y preparar materiales de la conferencia que puedan ponerse inmediatamente a disposición de los participantes potenciales. Por lo tanto, vale la pena cuidar este elemento con antelación, porque gracias a ello podremos animar a más personas a venir a la conferencia. Por último, recuerde organizar pequeños obsequios para los participantes, adaptados al programa del evento, por ejemplo, maletines o bolsas impresas. ¡Seguramente será un bonito recuerdo del encuentro para ellos!