En fika är en viktig del av varje konferens eller affärsmöte. Det ger en möjlighet att ta del av förfriskningar, en stunds avkoppling under ett intensivt program, och ett utmärkt tillfälle att inleda samtal med andra deltagare och utöka affärskontakter. Hur organiserar man en fika för att tillfredsställa dina gäster till fullo och glatt överraska dem?

Varför är en fika så viktig?

En fikapaus är en planerad tid mellan enskilda delar av konferensen, som i första hand används av deltagarna för att vila och ta del av de snacks och drycker som tillagas för dem. Tack vare detta kan de återhämta sig efter intellektuell ansträngning, förbättra sin koncentration och återfå styrka för nästa delar av programmet. Dessutom sker fikapauser i en informell atmosfär, vilket underlättar etableringen av relationer mellan deltagarna och det efterföljande utbytet av erfarenheter och affärskontakter. En välorganiserad fikapaus visar verkligen på professionalismen hos ett givet evenemang, vilket blir mer attraktivt för gästerna.

Vad ska man servera under en fika?

Även om namnet antyder det, under en fikapaus är det inte bara kaffe eller andra drycker som serveras. Menyn bör innehålla en mängd olika tilltugg, både söta och salta, såsom näringsrika smörgåsar och sallader, färgglada grönsakspålägg, minitårtor, läckra kakor och kakor och frukt. Den perfekta lösningen för ett sådant tillfälle är => engångsefterrätter, vilket säkert kommer att glädja gästerna inte bara när det gäller smak, utan också visuellt. Vi kan inte heller glömma erbjudandet för vegetarianer och veganer, samt för personer med särskilda kostbehov, t.ex. de som undviker gluten eller standardsocker. 

När det kommer till dryckerna som serveras under en fikapaus bör vi säkerställa ett brett utbud så att varje deltagare kan hitta något för sig själv. Första platsen är såklart kaffe, så det ska vara av bra kvalitet och gärna serveras i en mängd olika varianter. Därför är det värt att investera i en modern kaffemaskin som kan göra aromatiskt kaffe av nymalda bönor och olika typer av kaffedrycker samt varm choklad och kakao. Den andra obligatoriska drycken under konferensen är te – tillgängligt för gästerna i många typer och smaker: svart, grönt, frukt eller ört, samt i lösblads- och tepåseform. I erbjudandet ingår förutom kaffe och te även juicer och mineralvatten. 

En sådan förberedd buffé med ett brett urval av förfriskningar kommer säkert att tillfredsställa alla gästers behov. Det är dock fortfarande värt att ta hand om den attraktiva presentationen av snacks och den estetiska dukningen av borden, eftersom dessa viktiga detaljer lyfter vikten av evenemanget.

När och var ska man planera en fika? 

När vi förbereder konferensprogrammet bestämmer vi exakt tid och antal fikaraster. Beroende på evenemangets storlek och antal deltagare kan det vara flera eller bara en. På samma sätt bör längden på en sådan paus planeras på lämpligt sätt så att alla gäster hinner äta något och dricka kaffe, använda toaletten och vila en stund och även prata med andra människor. I konferensagendan förekommer alltid kaffepauser efter avslutad presentation eller paneldiskussion. 

När vi utser en plats för en fikapaus bör vi först bedöma om utrymmet tillåter deltagarna att röra sig fritt, prata och ha enkel tillgång till förfriskningar. Bäst är det också att placera bufféborden alldeles intill konferensrummet, t.ex. i hallen eller i relaxavdelningen med soffor. Ibland kan det hända att det enda bra alternativet att planera en fika är huvudrummet där evenemanget äger rum, eftersom det har mest ledigt utrymme. 

Personlig fika

Numera blir det mer och mer populärt att organisera personliga fika som är skräddarsydda efter gästernas individuella behov och preferenser. Sådana förfriskningar tillagas oftast baserat på undersökningar som skickas i förväg till konferensdeltagare, tack vare vilka det är möjligt att lära sig om deras förväntningar och eventuella matallergier eller dieter. På så sätt kommer varje gäst att kunna dra full nytta av de snacks och drycker som serveras.

När du organiserar en personlig fika är det värt att ta hänsyn till åldern och antalet deltagare, såväl som evenemangets karaktär och plats, eftersom dessa faktorer kommer att hjälpa oss att skapa ett attraktivt erbjudande dedikerat till en specifik kund.