Konferencja to duże przedsięwzięcie, które wymaga przemyślanego planu działania oraz zespołu osób do wykonania poszczególnych zadań. Jako organizatorzy musimy zadbać o wiele elementów, między innymi o odpowiedni catering. W tym artykule przedstawiamy krok po kroku, jak zorganizować udaną konferencję.

Określenie strategii działania

Na sam początek warto przemyśleć, czy jesteśmy gotowi sami przygotować całą konferencję czy lepiej przekazać jej organizację firmie eventowej bądź menadżerowi danego obiektu. To drugie rozwiązanie będzie dla nas dużym ułatwieniem, choć z pewnością zwiększy koszty wydarzenia. Następnie powinniśmy określić charakter konferencji i zaplanować liczbę uczestników, ponieważ te czynniki wyznaczają kolejne etapy organizacyjne tj. znalezienie odpowiedniego miejsca i rezerwację terminu. Jeśli przygotowujemy wydarzenie na większą skalę, np. konferencję naukową czy branżową, to będziemy kreować poważny styl wydarzenia oraz szukać obiektu, który pomieści dużą grupę osób, w tym udostępni nam odpowiednią liczbę miejsc parkingowych. Natomiast w przypadku organizowania mniejszego spotkania biznesowego albo szkolenia firmowego, wystarczy nam mała sala konferencyjna, a atmosfera wydarzenia będzie bardziej swobodna. Gdy uwzględnimy te czynniki, to pozostaje nam znaleźć miejsce spełniające nasze oczekiwania i zarezerwować tam termin z większym wyprzedzeniem.

Wyposażenie sali i kwestie techniczne

Istotną kwestią jest ustawienie w sali konferencyjnej lub bankietowej – do wyboru mamy kilka możliwości takich jak ustawienie teatralne, szkolne, w literę U, bądź bankietowe przy okrągłych stołach. Wszystko zależy od możliwości w danej sali oraz od naszych potrzeb i charakteru spotkania.

W przypadku szkolenia zasadne będzie zastosowanie ustawienia teatralnego bądź szkolnego. Ustawienie w podkowę pozwala nam na lepszą integrację pomiędzy uczestnikami, gdyż wszyscy widzą siebie nawzajem. Ustawienie bankietowe – przy okrągłych stołach – w przypadku szkolenia również jest możliwe do zastosowania, natomiast należy wykorzystać mniejszą liczbę miejsc niż jest to możliwe, aby nikt nie był ustawiony tyłem do ekranu.

Dział techniczny danego obiektu wesprze nas w ustawieniach mikrofonu, nagłośnienia, ekranu oraz rzutnika. Oświetlenie sali czy rzutnika nie powinno oślepiać osoby prowadzącej. Dodatkowo prelegent powinien mieć ambonkę – najlepiej z wydrukowanym logo naszej firmy – bądź mikrofon na statywie i mikrofon do ręki, aby uniknąć kabli pod nogami. Należy dopytać z odpowiednim wyprzedzeniem, czy nasze urządzenia będą kompatybilne z sprzętem posiadanym, przez hotel czy obiekt konferencyjny. Ważne jest również zasięgnięcie informacji odnośnie Wi-Fi, które będzie dostępne dla uczestników, a w przypadku jeżeli uczestnicy są zobligowani do korzystania z laptopów podczas całego szkolenia to można pomyśleć o dedykowanym łączu internetowym.

Program konferencji oraz catering

Po ustaleniu miejsca wydarzenia, wyposażenia sali oraz terminu, możemy zabrać się do planowania szczegółowego harmonogramu konferencji oraz zapraszania prelegentów i gości. W planie dnia powinny być oczywiście uwzględnione przerwy na kawę i herbatę oraz na posiłek. Warto wziąć pod uwagę miejsce gdzie zostanie ustawiona przerwa kawowa – ekspres do kawy w sali konferencyjnej będzie skutkował zagłuszaniem naszej prelekcji.

Na tym etapie organizacyjnym trzeba zastanowić się nad wybraniem dań obiadowych, a także słonych i słodkich przekąsek oraz pozostałych deserów do bufetu kawowego. W tym przypadku możemy skorzystać z opcji menu proponowanego przez restaurację obiektu. Wiele firm z branży gastronomicznej posiada bogaty asortyment produktów przeznaczonych specjalnie na potrzeby konferencji. Przykładowo są to desery jednoporcjowe, => ciastka sztukowe, polpette z różnymi nadzieniami, minitarty. Te wymienione, a także inne słone i słodkie przekąski znajdziecie w ofercie naszej cukierni Jacek Placek.

Marketing i materiały promocyjne

Ostatnim etapem przygotowań będzie rozreklamowanie wydarzenia w kanałach dostępnych dla interesującej nas grupy docelowej np. w mediach społecznościowych oraz przygotowanie materiałów konferencyjnych, które będzie można od razu udostępnić potencjalnym uczestnikom. Warto więc zadbać o ten element z większym wyprzedzeniem, ponieważ dzięki temu będziemy mogli zachęcić więcej osób do przyjazdu na konferencję. Na koniec pamiętajmy jeszcze o zorganizowaniu dla uczestników drobnych upominków, dopasowanych do programu wydarzenia np. teczek czy toreb z nadrukiem. Z pewnością będzie to dla nich miła pamiątka ze spotkania!