Eine Konferenz ist ein großes Unterfangen, das einen gut durchdachten Aktionsplan und ein Team von Personen zur Durchführung einzelner Aufgaben erfordert. Als Veranstalter müssen wir uns um viele Dinge kümmern, darunter auch um das passende Catering. In diesem Artikel stellen wir Ihnen Schritt für Schritt vor, wie Sie eine erfolgreiche Konferenz organisieren.

Festlegung der Aktionsstrategie

Gleich zu Beginn lohnt es sich zu überlegen, ob wir bereit sind, die gesamte Konferenz selbst vorzubereiten, oder ob wir die Organisation besser einem Veranstaltungsunternehmen oder dem Manager einer bestimmten Einrichtung anvertrauen sollten. Letztere Lösung wird für uns eine große Hilfe sein, auch wenn sie sicherlich die Kosten der Veranstaltung erhöhen wird. Dann sollten wir die Art der Konferenz festlegen und die Teilnehmerzahl planen, denn diese Faktoren bestimmen die nächsten organisatorischen Schritte, also die Suche nach einem geeigneten Ort und die Buchung eines Termins. Wenn wir eine Veranstaltung in größerem Umfang vorbereiten, z. B. eine wissenschaftliche oder industrielle Konferenz, werden wir einen seriösen Stil für die Veranstaltung schaffen und nach einer Einrichtung suchen, die Platz für eine große Gruppe von Menschen bietet, einschließlich der Bereitstellung einer angemessenen Anzahl an Parkplätzen Räume. Wenn wir jedoch ein kleineres Geschäftstreffen oder eine Firmenschulung organisieren, reicht ein kleiner Konferenzraum aus und die Atmosphäre der Veranstaltung wird entspannter. Sobald wir diese Faktoren berücksichtigt haben, müssen wir nur noch einen Ort finden, der unseren Erwartungen entspricht, und dort im Voraus einen Termin buchen.

Raumausstattung und technische Probleme

Ein wichtiges Thema ist die Anordnung im Konferenz- oder Bankettraum – wir haben mehrere Möglichkeiten zur Auswahl, wie z. B. Theater-, Schul-, U-förmige Anordnung oder Bankettanordnung an runden Tischen. Es hängt alles von den Möglichkeiten in einem bestimmten Raum sowie von unseren Bedürfnissen und der Art des Treffens ab.

Im Falle einer Ausbildung bietet es sich an, eine Theater- oder Schulumgebung zu nutzen. Die Hufeisenform ermöglicht eine bessere Integration der Teilnehmer, da jeder jeden sehen kann. Auch eine Bankettanordnung – an runden Tischen – ist für Schulungen möglich, allerdings sollten weniger Sitzplätze als möglich genutzt werden, damit niemand mit dem Rücken zum Bildschirm steht.

Die technische Abteilung der jeweiligen Einrichtung unterstützt uns bei der Einrichtung von Mikrofon, Tonanlage, Leinwand und Projektor. Die Beleuchtung des Raumes oder des Projektors sollte den Vortragenden nicht blenden. Zusätzlich sollte der Redner über eine Kanzel – am besten mit aufgedrucktem Logo unseres Unternehmens – oder ein Mikrofon auf Stativ und ein Handmikrofon verfügen, um Kabel unter den Füßen zu vermeiden. Bitte erkundigen Sie sich vorab, ob unsere Geräte mit der Ausstattung des Hotels oder der Tagungsstätte kompatibel sind. Es ist auch wichtig, sich über WLAN zu informieren, das den Teilnehmern zur Verfügung steht. Wenn die Teilnehmer während der gesamten Schulung auf die Nutzung von Laptops angewiesen sind, können Sie über eine dedizierte Internetverbindung nachdenken.

Tagungsprogramm und Catering

Nachdem wir den Veranstaltungsort, die Raumausstattung und den Termin festgelegt haben, können wir mit der Planung eines detaillierten Konferenzablaufs und der Einladung von Referenten und Gästen beginnen. Im Tagesplan sollten selbstverständlich Pausen für Kaffee, Tee und Essen vorgesehen sein. Es lohnt sich, über den Ort nachzudenken, an dem die Kaffeepause stattfinden soll – eine Kaffeemaschine im Konferenzraum wird unseren Vortrag übertönen.

In dieser Organisationsphase müssen Sie über die Auswahl der Mittagsgerichte sowie salziger und süßer Snacks und anderer Desserts für das Kaffeebuffet nachdenken. In diesem Fall können wir die vom Restaurant der Einrichtung vorgeschlagenen Menüoptionen nutzen. Viele Unternehmen der Gastronomie verfügen über ein breites Produktsortiment speziell für Tagungen. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Einzelportionsdesserts, => Kunstkuchen, Pastetchen mit verschiedenen Füllungen, Minitörtchen. Diese sowie weitere salzige und süße Snacks finden Sie im Angebot unserer Konditorei Jacek Placek.

Marketing- und Werbematerialien

In der letzten Phase der Vorbereitungen wird die Veranstaltung in Kanälen beworben, die der von uns interessierten Zielgruppe zur Verfügung stehen, z. B. in den sozialen Medien, und Konferenzmaterialien vorbereitet werden, die potenziellen Teilnehmern sofort zur Verfügung gestellt werden können. Es lohnt sich daher, sich im Voraus um dieses Element zu kümmern, denn so können wir mehr Menschen dazu bewegen, zur Konferenz zu kommen. Denken Sie abschließend daran, kleine Geschenke für die Teilnehmer zu organisieren, die auf das Veranstaltungsprogramm abgestimmt sind, z. B. Aktentaschen oder bedruckte Taschen. Es wird für sie sicherlich eine schöne Erinnerung an das Treffen sein!