Eine Kaffeepause ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Konferenz oder Geschäftsbesprechung. Es bietet die Möglichkeit zu Erfrischungen, einen Moment der Entspannung während eines intensiven Programms und eine hervorragende Gelegenheit, mit anderen Teilnehmern ins Gespräch zu kommen und Geschäftskontakte auszubauen. Wie organisieren Sie eine Kaffeepause, um Ihre Gäste rundum zufriedenzustellen und sie angenehm zu überraschen?

Warum ist eine Kaffeepause so wichtig?

Bei einer Kaffeepause handelt es sich um eine geplante Zeit zwischen den einzelnen Konferenzteilen, die die Teilnehmer vor allem dazu nutzen, sich auszuruhen und die für sie bereitgestellten Snacks und Getränke zu sich zu nehmen. Dadurch können Sie sich nach der geistigen Anstrengung regenerieren, Ihre Konzentration verbessern und neue Kraft für die nächsten Programmteile schöpfen. Darüber hinaus finden Kaffeepausen in ungezwungener Atmosphäre statt, die den Kontaktaufbau zwischen den Teilnehmern und den anschließenden Erfahrungsaustausch und Geschäftskontakte erleichtern. Eine gut organisierte Kaffeepause zeugt zweifellos von der Professionalität einer Veranstaltung und steigert deren Attraktivität für die Gäste.

Was serviert man in einer Kaffeepause?

Obwohl der Name es vermuten lässt, werden während einer Kaffeepause nicht nur Kaffee oder andere Getränke serviert. Auf dem Speiseplan sollten abwechslungsreiche süße und herzhafte Snacks stehen, zum Beispiel nahrhafte Sandwiches und Salate, bunte Gemüseaufstriche, Mini-Törtchen, leckere Kuchen und Kekse sowie Obst. Die perfekte Lösung für einen solchen Anlass ist => Einzelportions-Desserts, das die Gäste nicht nur geschmacklich, sondern auch optisch begeistern wird. Nicht zu vergessen sind auch die Angebote für Vegetarier und Veganer sowie für Menschen mit besonderen Ernährungsbedürfnissen, wie zum Beispiel solche, die Gluten oder herkömmlichen Zucker meiden. 

Auch bei den Getränken zur Kaffeepause sollte auf eine große Auswahl geachtet werden, sodass jeder Teilnehmer etwas für sich findet. An erster Stelle steht natürlich der Kaffee, daher muss dieser von guter Qualität sein und am besten in verschiedenen Sorten serviert werden. Deshalb lohnt sich die Investition in eine moderne Kaffeemaschine, die aus frisch gemahlenen Bohnen aromatischen Kaffee und verschiedene Kaffeegetränke, aber auch heiße Schokolade und Kakao zubereiten kann. Das zweite obligatorische Getränk während der Konferenz ist Tee – den Gästen steht er in vielen Sorten und Geschmacksrichtungen zur Verfügung: schwarz, grün, Früchte- oder Kräutertee sowie als loser Tee oder im Teebeutel. Das Angebot umfasst neben Kaffee und Tee auch Säfte und Mineralwasser. 

Ein derart zubereitetes Buffet mit einer großen Auswahl an Erfrischungen wird sicherlich die Bedürfnisse aller Gäste befriedigen. Dennoch lohnt es sich, auf eine ansprechende Präsentation der Snacks und eine ästhetische Tischdekoration zu achten, denn diese wichtigen Details steigern die Bedeutung der Veranstaltung.

Wann und wo eine Kaffeepause einplanen? 

Den genauen Zeitpunkt und die Anzahl der Kaffeepausen legen wir bei der Erstellung des Tagungsprogramms fest. Je nach Größe der Veranstaltung und Teilnehmerzahl kann es mehrere oder nur einen geben. Auch die Dauer einer solchen Pause sollte angemessen geplant werden, sodass alle Gäste Zeit haben, etwas zu essen, Kaffee zu trinken, auf die Toilette zu gehen, sich ein wenig auszuruhen und auch mit anderen Leuten ins Gespräch zu kommen. Im Konferenzablauf sind Kaffeepausen immer nach dem Ende einer Präsentation oder Podiumsdiskussion vorgesehen. 

Wenn wir einen Ort für eine Kaffeepause bestimmen, sollten wir zunächst beurteilen, ob die Teilnehmer sich in dem Raum frei bewegen, unterhalten und einfachen Zugang zu Erfrischungen haben können. Auch die Buffet-Tische platzieren Sie am besten direkt neben dem Tagungsraum, z.B. im Saal oder im Relaxbereich mit Sofas. Manchmal kann es vorkommen, dass der Hauptraum der Veranstaltung die einzige gute Option für die Planung einer Kaffeepause ist, da dort der meiste freie Platz vorhanden ist. 

Personalisierte Kaffeepause

Heutzutage erfreut sich die Organisation personalisierter Kaffeepausen, die auf die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben der Gäste zugeschnitten sind, immer größerer Beliebtheit. Die Zubereitung solcher Erfrischungen erfolgt meist auf Grundlage von Umfragen, die den Konferenzteilnehmern vorab zugesandt werden. So können Informationen über ihre Erwartungen und mögliche Nahrungsmittelallergien oder Diäten gewonnen werden. Auf diese Weise kann jeder Gast das Angebot an Snacks und Getränken optimal nutzen.

Bei der Organisation einer personalisierten Kaffeepause lohnt es sich, das Alter und die Anzahl der Teilnehmer sowie die Art der Veranstaltung und ihren Ort zu berücksichtigen, denn diese Faktoren helfen uns dabei, ein attraktives Angebot für einen bestimmten Kunden zu erstellen.