Конференція - це велика справа, яка вимагає продуманого плану дій і команди людей для виконання окремих завдань. Як організатори, ми повинні подбати про багато елементів, у тому числі про відповідне харчування. У цій статті ми крок за кроком розповідаємо, як організувати успішну конференцію.

Визначення стратегії дій

На самому початку варто подумати, чи готові ми самі підготувати всю конференцію, чи краще довірити її організацію івент-компанії або менеджеру даного закладу. Останнє рішення стане для нас великою підмогою, хоча, безумовно, збільшить вартість заходу. Далі слід визначитися з характером конференції та спланувати кількість учасників, оскільки ці фактори визначають наступні організаційні етапи, тобто пошук відповідного місця та бронювання дати. Якщо ми готуємо захід більшого масштабу, наприклад, наукову чи галузеву конференцію, ми створимо серйозний стиль заходу та шукатимемо приміщення, яке вміщуватиме велику групу людей, у тому числі надасть нам відповідну кількість паркінгів. простори. Однак, якщо ми організовуємо невелику ділову зустріч або корпоративне навчання, достатньо буде невеликої конференц-зали, і атмосфера заходу буде більш спокійною. Якщо ми врахуємо ці фактори, усе, що нам потрібно зробити, це знайти місце, яке відповідає нашим очікуванням, і забронювати там дату заздалегідь.

Обладнання приміщення та технічні питання

Важливим питанням є облаштування конференц-залу чи банкетного залу – у нас є кілька варіантів на вибір, наприклад, театр, школа, П-подібне оформлення або банкетне оформлення за круглими столами. Все залежить від можливостей у даній кімнаті та від наших потреб і характеру зустрічі.

У разі навчання доречним буде використання театральної або шкільної обстановки. Формування підкови забезпечує кращу інтеграцію між учасниками, оскільки всі бачать один одного. Для навчання також можлива схема банкету - за круглими столами, але потрібно використовувати менше місць, ніж можливо, щоб ніхто не стояв спиною до екрану.

Технічний відділ даного закладу допоможе нам у налаштуванні мікрофону, звукової системи, екрану та проектора. Освітлення кімнати або проектора не повинно засліплювати ведучого. Крім того, доповідач повинен мати кафедру - бажано з надрукованим логотипом нашої компанії - або мікрофон на підставці та портативний мікрофон, щоб уникнути кабелів під ногами. Вам слід заздалегідь запитати, чи будуть наші пристрої сумісні з обладнанням, яким володіє готель або конференц-зал. Також важливо отримати інформацію про Wi-Fi, який буде доступний для учасників, і якщо учасники зобов’язані використовувати ноутбуки протягом усього тренінгу, ви можете розглянути виділене підключення до Інтернету.

Програма конференції та харчування

Після визначення місця проведення заходу, обладнання приміщення та дати ми можемо приступити до планування детального розкладу конференції та запрошення спікерів та гостей. У розкладі дня, звичайно ж, повинні бути перерви на каву, чай і перекус. Варто продумати місце, де буде розташовуватися кава-брейк - кавова машина в конференц-залі заглушить нашу лекцію.

На цьому організаційному етапі необхідно продумати вибір обідніх страв, а також солоних і солодких закусок та інших десертів для кавового фуршету. У цьому випадку ми можемо скористатися варіантами меню, запропонованими рестораном закладу. Багато компаній в галузі громадського харчування мають широкий асортимент продукції, призначеної спеціально для конференцій. Наприклад, це одноразові десерти, => художні торти, пиріжки з різними начинками, міні-тарти. Ці, а також інші солоні та солодкі закуски можна знайти в пропозиції нашої кондитерської Jacek Placek.

Маркетингові та рекламні матеріали

Завершальним етапом підготовки буде реклама заходу в каналах, доступних для цільової групи, наприклад, у соціальних мережах, а також підготовка матеріалів конференції, які можуть бути негайно доступні для потенційних учасників. Тому варто подбати про цей елемент заздалегідь, адже завдяки цьому ми зможемо заохотити більше людей прийти на конференцію. Нарешті, не забудьте організувати невеликі подарунки для учасників, адаптовані до програми заходу, наприклад, портфелі або сумки з принтами. Це неодмінно стане для них приємним сувеніром про зустріч!